Cómo convertir un documento Word a PDF

Word a PDF

Cuando quieres compartir algún documento Word (*.doc, *.docx) la forma más fácil y segura de hacerlo es convirtiendo el documento en PDF. Con esta sencilla operación te aseguras que la persona que lo recibe lo pueda ver tal y como lo has diseñado y no depende de que tenga el mismo programa con el que lo has realizado y la misma versión (sin contar el tipo de letra utilizado o fuente).

Todo el mundo tiene un lector de PDF instalado en su dispositivo, en cambio, si escribes tu documento en Microsoft Word y se lo quieres enviar a alguien, puede ser que el destinatario no disponga de este programa (recuerda que Microsoft Word pertenece a la suite ofimática Office de Microsoft, que es de pago). Esto puede hacer que en lugar de este paquete ofimático tenga otro “compatible” como Libre Office, que es capaz de leer este tipo de documentos pero que, en muchas ocasiones, sobre todo si es un documento con cierto formato que incluye imágenes, gráficos, cualquier tipo de esquema, pies de página, encabezados… el aspecto final se ve modificado y queda un desastre. Seguro que te ha pasado más de una vez.

En este artículo te voy a explicar cómo hacerlo de diferentes maneras.

Utilizando la propia utilidad de Word

Es lo más sencillo que hay. La explicación hace referencia al Office 2019, pero el funcionamiento es casi idéntico en otras versiones.

Una vez con el documento de Word abierto en pantalla tienes que ir al menú “Archivo”. Seguidamente selecciona “Guardar como”.

Word a pdf con guardar como

Eliges la ubicación y en la ventana típica que aparece a la hora de guardar el archivo debes fijarte en la opción “Tipo” que aparece justo debajo del “Nombre del archivo”.

Si haces clic en el desplegable “Tipo” verás que puedes guardar tu documento como Word, página web, RTF, XML, texto sin formato, texto de OpenDocument (para Libre Office) y entre todos ellos puedes elegir PDF (*.pdf).

Solo tienes que seleccionar esta opción PDF (*.pdf) y tendrás tu documento convertido a PDF que podrás compartir con quien quieras sin problemas.

¡MUY IMPORTANTE! Recuerda que debes guardarte una copia en formato Word para poder modificarlo en un futuro sin los inconvenientes de tener que hacer la operación inversa que has hecho, es decir, pasar el PDF recién creado de nuevo a Word.

Utilizando una impresora PDF

Esta solución no tiene mucho sentido si solo vas a convertir documentos Word en PDF, peor sí que te puede ser útil si tienes en mente convertir todo tipo de documentos a PDF.

El concepto en el que se basan estas aplicaciones es en crear una impresora “virtual” en tu equipo. Esta impresora aparecerá en la lista de impresoras que te aparecen en todos los programas cuando solicitas imprimir y podrás elegirla como si fuera una impresora física que tengas conectada a tu equipo. Es más, como el resto de impresoras dispone de propiedades que puedes modificar y que serán las opciones que permiten configurar del futuro documento PDF.

Como es de esperar, en lugar de salir un papel impreso lo que se pide en el último paso no es que metas el papel en la impresora, sino que definas el destino del fichero que se va a crear.

El inconveniente de este sistema es que vas a tener que instalar un programa en el ordenador, pero mientras elijas una fuente fiable no hay ningún problema, además, la mayoría son gratuitos.

PDF24 Creator

Es una herramienta completamente gratuita que te puedes descargar de su página oficial (tools.pdf24.org/es/creator).

Te instala una impresora virtual que te aparece en la lista de impresoras disponibles desde cualquier programa que intentes imprimir (no está solo limitada al Word).

pdf24 impresora

Una vez elegida y apretado el botón de imprimir del programa en el que te encuentres te aparece la siguiente ventana:

pdf24 opciones

En la que puedes “Guardar PDF”, que sería lo básico y también te permite exportar el documento a otros formatos de imagen, por ejemplo, desde la opción “Guardar el documento como”.

Como puedes apreciar en la pantalla anterior hay muchas otras opciones que se pueden utilizar.

Do PDF

Otra herramienta completamente gratuita que te puedes descargar en su web oficial www.dopdf.com. El funcionamiento es el comentado anteriormente. Aparecerá una impresora nueva entre las disponibles que se llamará “doPDF” y que te permitirá las opciones habituales: ajustar la resolución, el tamaño de página… Una aportación interesante de esta aplicación es que se integra perfectamente con Microsoft Office gracias a su complemento específico.

También ofrece la posibilidad de imprimir un documento sin necesidad de abrirlo con el programa correspondiente, es decir, puedes ejecutar doPDF y en la pantalla que aparece puedes elegir el fichero que quieres convertir a PDF sin necesidad de abrir ni el Word, ni el programa que estemos usando para su creación.

Hay otras muchas impresoras virtuales, pero las dos comentadas ya cumplen con su objetivo y no es necesario seguir buscando mucho más.

Online (sin instalar programas ni tener el Word)

Imagina que tienes tu documento en Word o en otro formato, porque el mecanismo es el mismo ya sea una imagen, un archivo Excel o una presentación en Power Point y no tienes el programa con el que se ha realizado. La opción más rápida es acudir a la web y utilizar uno de los programas que ya te comentamos en el artículo que explicaba cómo convertir PDF a Word, en su apartado de cómo hacer esta operación online se comentaron tres páginas web y las dos primeras hacían las dos operaciones, en un sentido y en otro. Te invito que lo leas.

¿Cuál es la mejor opción para convertir un Word a PDF?

Pues llegado este punto hay que mojarse. Si lo que realmente quieres es pasar a PDF tu documento y dispones de Microsoft Word la mejor opción es utilizar la propia utilidad que viene con el programa.

Si en cambio, la versión de Word que tienes es antigua y no dispone de esta opción o vas a necesitar convertir otro tipo de archivos a PDF, la mejor opción es instalarte una impresora virtual.

Y, por último, si es un caso puntual, no tienes tu ordenador y el ordenador en el que te encuentras no tiene el programa necesario, la mejor opción en este caso es utilizar las páginas online para solventar el problema.


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